精益精读【第八期】精益办公:“眼不见,心会忘”的谬论

发布日期:2017-02-21    作者:唐道述    点击:20次

像大多数人那样,因为热诚地相信“眼不见,心会忘”,所以你迟疑着是否把收件和当前的项目放人抽屉或文件柜。你会认为,如果把桌子清理干净,把工作文件收起来,就会忘记去做,以至于在与上司或客户召开的会议上因忘了做某件事而感到窘迫。


“眼不见,心会忘”的担心在多个层面都是荒谬的,都不知道该从哪里开始揭穿真相。



1.如果放在桌面上有助于你完成,它就不会被你小心地放在桌子边上待了4个月,然后挪到桌边的书架上,最后送到背后的书柜里。


2.如果保持被看见对于处理它们非常关键,那么当它们被后来的厚达2英寸半的文件埋在底下时又怎样能帮助你?如果它被埋在纸堆里而你已看不见它了,那么按照你的理论你将会忘记(因为你已不能真正地看见它。而且,如果它被埋在纸堆里而你已不知道它在那里,哲学意义上它已经不存在了。此时,它对于你而言就跟其他白纸一样。


3.如果必须在桌面上看得见,那么你如何处理电子档的文件?你不能在桌面上看见它们,按照你的逻辑你注定会失去它们的踪影。


4.保持始终看见某些事,最后会导致你看不见它。我们的五官对相同重复的刺激会变得麻木。这就是为什么在铁路附近的人们睡觉时不会听到火车声;在有相应气味的房间待上几分钟后就不再闻到香水味(或咖啡味);你也停止真正地看到桌面上成堆的文件。不信我说的?试着把散布在桌上的即时贴收集起来,看看是不是有一两个电话号码是你需要跟进的,但你已不记得是什么事了。


生产力专家大卫·艾伦(David Allen)说过,“如果这事被你记在心上,那么可能它未被完成。”当你把工作留在桌上以希望提醒自己去做,其实你是试图记住它,因为你没有在从事这个任务。更好的处理方法是把工作放好,并创建一个看板系统来确保你在合适的时间启动这项工作任务。我们会在关于流动的那一章里讨论这是怎样运作的,现在只要说你会保持桌子整洁以让出实际的和精神上的空间来工作就足够了。


当不再把这些东西留在桌上时,应该放到哪里呢?把它们放在一个按使用频率组织的简单灵活的存档系统即可。解决方案是按使用频率把信息分开整理(Seiri )。你可以通过创建三类文件来做到这点,分别是工作中、参考和存档文件。


这个系统的目的有两个:第一,用于消除你寻找信息的时间浪费;第二,允许你把精力投人到真正重要的事情中,例如解决客户的问题。


下期精益精读,将着重讲述如何建立灵活高效的精益存档系统,把你从混乱重复的信息堆里解救出来。