精益精读【第七期】1400万美元的支票和精益办公

发布日期:2017-02-10    作者:唐道述    点击:22次

2007年,一位大投资银行的雇员从风险部门中被提升为副总裁。他展现出很光明的发展前景,所以被作为高潜力雇员放到快车道上。晋升几周后,他的上司(董事总经理之一),顺路参观他的办公室,看看他做得怎么样。但是,上司对他办公室的混乱感到惊讶:桌上挥满文件,地板上还有几堆。她半开玩笑地告诉他,如果想继续升迁,他真的需要学会如何组织布置,因为杂乱在高层的眼里就不是什么好事。


文件堆中一张压皱的纸吸引了董事总经理的目光,她不经意地把那张纸抽出并展开,然后震惊地发现这是6个月前的、面额1400万美元的美国国税局退款支票。当美国联邦债务已经超过14万亿美元时,的确很难想起1400万及其利息是真实的钱,但事实它就是。




如你所料,董事总经理愤怒得脸发红,她要求知道为何这张支票还躺在这里,而不是被送到相关部门。那位雇员抱怨说,他在进行太多的特别项目,而且时间紧的任务都压在他身上,所以没有机会处理支票的事情。他同意这是要做的事情,只是没有时间。而且坦白地说,当支票消失在纸堆里时,他就把这事给忘了。另外,他也不肯定应该把支票送到哪里去处理。


这个故事的结局对我们这位高潜力雇员并不好,加上又丢失另外一张80。万美元的支票(没什么不法行为,只是办事粗心),他在当天就被开除了。


与5S明显相关的是,一张整洁的桌子加上对工作场所规律和系统的维护,就能避免这位高潜力雇员的惨败并保住工作。正如前面所提到的5S的主要好处之一是让异常现象出水面。


因此,办公室5S应该是什么样子的?与其把建议硬塞进每个5S的单词中,不如描绘一张5S工作场所的图景,这样你就不会因为考虑这些应该属于“整理”还是“定置”而陷入困境。


--------------我是代表精益的分割线n(*>~<*)n------------


首先,重要的是要认识到桌面是工作场所,而不是用作存储的地方。


那就是说,桌面是你思考、分析、解决问题和创造客户价值的地方。它不是你用来堆放来不及阅读或整理的文件的地方,不是用来放27支钢笔和9支荧光笔(只有3支能用)的地方,不是用来放办公文具的橱柜,也不是餐巾、筷子和大量酱油包的存放处,而是留给作为专业人员的你和工具的。


外科医生的工作场所是手术室和手术台,你的工作场所是无聊的格子间和办公桌。就如外科医生只保留需要的东西在手边,你只应在桌面上保留需要的东西。因此,你只需要在桌上放置电脑、电话、钢笔等。但是,你无需在上面堆放旧文件和成打的自尼克松时代以来就计划阅读的专业期刊。


这种桌面处理方法支持单件流的概念。在精益系统中,任何时候在操作员面前只有一件东西等待处理,而且是下游客户所需要的:不论是装配汽车后视镜,还是更新预算版本,人们都不会堆积库存或在制品。同样的道理,任何时候在你的桌上只能有一样东西,可以是一张发票,或一个下一季的鞋模设计,或一篇新文章的摘要。

为了管理送达的文件,你需要有两或三格的垛式文件架,如图所示。如果管理得当,你的同事会发现没必要在你的椅子和键盘上放东西,或者在计算机屏幕上贴条。你将有且只有一个地方接收新来的信息(这是关于纸质的信息,电子邮件将在它那部分探讨),这就意味着你能更快地找到和处理它们。如果把收件箱设想成跟你家里的邮箱一样,那么这种设置就合情合理了。毕竟,如果邮差扔得邮箱、台阶和门廊到处都是邮件,你也会发疯的。你只需要一个地方来接收所有邮件。


因此,上面的第一个文件盘是收件箱,这里摆放你还没来得及检阅的新东西。它不是让你把看过但不能马上处理的事务放回去的地方,一旦你已拿起来就不能放回收件箱。处理收件箱是工作本身的一部分,不管喜欢与否,你都要把整摞文件或电子邮件检查一遍。漫无目的地筛查内容是走向深渊的第一步。


不尊重收件箱会令人恐惧地快速导致混乱和浪费。当东西散落在工作场所、计算机、电话、汽车和衣服口袋里时,你就会经常发狂似地寻找大量贴在计算机屏幕上的即时贴,以及埋在桌上文件堆里的记事本,希望能找到那些重要信息。你会浪费时间在电子邮件箱里翻上翻下寻找一个电话号码,会因为又找不到资料而第二次让别人再发,这此现象不一而足,让我们摆脱掉吧一自始至终,大野耐一的在大之灵都在为这些巨大的浪费而摇头。


第二个文件盘是发件箱,这里存放你要送出去的所有东西,包括鉴署的文件、审阅的档案、信件、CD光盘等。通过存放在一个清晰隔离的地方,它们就不会混到你正在处理的文件堆中而弄丢:发件箱令助理能易于收集要发出去的文档,或者令你易于在下次去喝咖啡时顺道分发。


第三个文件盘用于存放专业阅读材料,包括杂志、期刊、报纸等。这里不包括你日常工作要阅读的内部报告之类的材料。现在,你可能看着办公室里的一大堆期刊在想,“毫无办法把这一大堆东西塞到这么一个小盘里。”但是,如果你跟大多数人一样,那么期刊里只有10%-20%的资料是你感兴趣或者相关的。试试这样:当一本杂志送到时,浏览目录,撕下看起来感兴趣的文章,然后把剩下的扔掉。你会发现,大堆的待阅读材料被缩小到了可应付的规模。