唐道述精益学堂【第七十一期】最佳改善周模式(图文详解版)

发布日期:2016-06-15    作者:唐道述    点击:9次


Kaizen是一个日本词汇,意思是指小的,连续的,渐进的改进;改变现状,达到更好的状态,进行标准化管理,再基于此进行改善,如此循序渐进,使企业保持持续的改善能力和竞争力。


无论是企业里的团队自主改善,还是借助外部咨询公司实施的改善,通常都是通过实施具体的改善项目来达到设定的预期目标,在整个项目实施过程中涉及到不同的活动形式,如定期工作辅导,突破性改善周,工具培训等,最终的目的都是通过具体的活动实现以下四个维度的改变,以达到实实在在的,持久的改变。


  1. 现场的变化: 具体的作业或业务活动发生改变;

  2. 流程的变化:管理流程发生改变,支持现场改善的可持续性;

  3. 绩效的变化:改善活动的成果必须通过具体的衡量指标来体现;

  4. 人的变化:只有人的能力得到提升,才能保证持续的改善。


在此,将系统的阐述如何进行最佳改善周活动的管理,在介绍改善周活动管理之前,先介绍一下改善周活动是一种什么样的活动形式。


改善周是针对具体的改善对象(某个确定的流程或者区域),组织对象涉及到的相关跨部门人员在短时间内(3-5天)全职参与改善活动,设计和实现具体的改善成果及任务清单。


突破性改善周是早期日本顾问和欧美领先精益企业常用的改善形式,具有独特的效果和特征:


1.  快速取得效果,改善像闪电,活动结束就能获得一定的效果;

2.  聚焦并明确的目标;

3.  3-5天的活动,连续并高强度的改善时间;

4. 团队合作, 跨部门的团队;

5.  显著的绩效输出


根据二十多年一流企业实践改善周的总结,企业每年营收和利润要保持二位数增长,其改善周的数量不能少于N/10(N代表企业的员工数)。


因为改善周在短期内集合大量的人力资源和设施,所以必须做好改善周活动的管理,才能避免资源的浪费。好的计划是改善周活动成功的关键,改善周并不是说在一周之内完成所有活动,计划必须在改善周实施之前4周就完成,同时,并不是在改善周结束时就完成,改善周的活动产出主要包括三个方面:完成的改善输出,改善任务计划和审核监控计划。所有改善周结束后,我们仍然有具体的任务来完善改善活动。下面就介绍整个改善周的管理程序。



一.   改善周开展前四周的计划


准备工作做得越细越完善,则改善周的效果越成功,所以需要提前进行考虑和安排,以免疏漏。无论是公司内部的改善活动,还是外部咨询的活动,整个改善周的计划和实施都是在专业的精益人员指导下,由改善对象的高阶管理者具体负责。


1.1  确定改善周活动的对象(某个区域或流程)


由于改善周的时间比较短,而且要在短期内达到效果,所以活动对象的选择至关重要,对象涉及的围不易过大或牵涉到外部过多,例如:某个内部的订单处理流程,或者某条生产线的绩效改善等,可以通过内部团队快速决策确定方案,如果是类似于供应链管理等项目的范围就太大,需要进一步分解实施。


1.2  确定改善周活动组织


无论是一个咨询项目,还是一个改善周活动,都需要一个明确的组织结构来明确每个人的角色和职责,以确保项目的顺利开展。改善周活动形式决定了参与人员必须在活动期间全职参与活动,因此,如何选定组织成员也很重要。


1.2.1 组织的最高领导团队负责确定方向和资源提供


1.2.2 项目主管负责项目的具体实施和管理,协调各方资源,监控活动进度等,项目主管在活动中担负着最重要的作用,需要对改善对象具有全面,高度认识和掌控,所以,该人选最好是负责对象的高阶管理人员,例如:生产线改善周研究的单元线所在的生产部门经理;


1.2.3 小组成员负责具体活动的改善和实施,小组成员是具体的活动实施人员,在确定改善对象和改善目标(例如:质量,效率,设备等)后,在选择小组成员时,需要兼顾各个功能单位都有专业和职责对口的人员参与;


1.2.4 专业的指导人员贯穿整个活动周期,对各阶层人员提供指导和培训;

改善周是一个研究,讨论,实施的过程,所有的人员都是进来担负责任的,不能抱着学习的态度,只做个旁观者!


因此,需要进一步明确各个角色在活动中的任务,通过明确的任务要求,促使组织人员的参与,根据不同项目,不同要气,可以指定不同的任务要求,下图供参考:



1.3 改善周的具体实施时间和周期


确定活动对象和组织人员之后,需要确定活动实施的具体日期和周期,有一下几点参考:


1.3.1 根据高阶项目的计划安排改善周的日期;


1.3.2 根据对活动对象的掌握程度(各种关键数据的统计和问题报告文件)确定是否需要安排时间进行现时统计;


1.3.4根据生产计划安排时间,例如避开任务繁忙期等;


1.3.5 根据改善对象的情况评估和确定活动周期;


前期的计划可以做到这一层面,随着对活动对象的掌控情况越来越详细后,再对改善周的每天具体的活动内容进行计划。


1.4 目标对象的现状掌握


对研究对象的分析越细致,在改善方案讨论和实施时,才能更彻底的解决和完善改善活动的对象的问题,所以在改善前期需要对改善对象进行现状统计,根据改善的需求,确定需要采集的流程和数据:


1.4.1 改善对象的流程程序图,布局图等;


1.4.2 改善需求的管控数据,例如:质量水平,生产效率,换线时间,物流方式等;


在具体实施改善周活动时,会提供一份全面,系统,标准的统计表单手册给项目主管进行现状统计,并且根据对应职责的组织人员进行现状掌握任务的安排,并形成任务表。


二.改善周前一周的计划


改善周的负责人需要根据上述计划实时跟进任务的执行状况,确保在改善周前做好充分准备,在具体改善周活动的前一周需要落实更具体的细节来支持整个活动过程。


2.1 活动会议室准备


整个改善周活动会集中在两个区域实施,为了不影响生产现场的正常生产活动,一部分活动在会议室,一部分活动在生产现场,调研,数据收集,改善实施等活动需要在目标现场进行;分析,讨论,方案研讨等活动在会议室进行。关于改善周活动周期内的活动内容,我讲在后续的文章中和大家分享,在此重点分享一下活动室的准备:


2.1.1 宣传类,制作张贴一些精益文化,行为标准等引导和约束性的活动准则;


2.1.2 项目管控类,张贴项目组织架构图;角色,职责和任务,活动对象的布局图,项目计划等;


2.1.3 预留区域,指定区域用于活动周期内的讨论和成果展示等,这一部分在后续进行进一步分享;


2.1.4 工具类,整个活动中会使用到的各种工具和设备,比如:投影仪,白班,各色白板笔,A2白纸,各色便利贴,美纹胶带等;


2.1.5 食品类,活动周期内会大量消耗员工的精力,可能存在加班需求,需要准备必要的茶水,咖啡,饮食等。


2.2 改善周活动沟通和培训


在前期准备和活动日常确定后,需要对参与人员进行团队意识沟通,主要方式如下:


2.2.1 确认最终的团队人员,发送会议邀请,预定活动时间,将活动准备的内容和要求发至所有成员,让全职认知自己在活动中的角色和任务;


2.2.2 为了促使成员提前进入角色,需要安排一次全员培训,进行专业知识和改善周活动方式的讲解,这样可以保障,改善周活动开始时,大家能够快速工作状态。


2.2.3 针对目标现场的员工进行沟通,未来一周的活动安排,避免影响正常生产;

2.2.4 采用拍照和视频的方式对目标区域进行现状的取证,用以衡量改善前后的比较。


到此,我们一些学习了针对改善周前期的准备管理活动,这些都是支持改善周成功实施的有力保证,接下来我将继续进行一次改善周活动的实施过程分享,便于大家系统得了解改善周活动全过程的管理和实施程序。



三.改善周过程管理


基于前期确定的活动周期,我们会设定每一天的活动主题和活动议程,并进行过程管理,下面介绍一下常规的逻辑,针对不同的主题,在时间,内容和程序都可以做必要的调整。


3.1 启动会议


3.1.1 管理层阐述对活动的要求和期望;


3.1.2 活动组织者介绍改善周的议程,团队活动分工和要求;


3.1.3 明确每一天的活动议程和对参与人员的要求:回顾前一天内容及专业------当天的活动安排-----当天的活动总结-----后一天的活动主题;


3.2 第一天 工具培训 Training


3.2.1 开始会议;

3.2.2 改善周培训,明确整个改善周的活动范围,时间和目标;

3.2.3 通过工具了解现状,例如:VSM现状图;

3.2.4 结合前期的统计数据和现状图,设定改善目标和衡量方法;

3.2.5 差距分析,并进行“指标—生产活动”的逻辑分析,列出具体的改善对象,例如“人,作业方法,物流方式等。


3.3 第二天 改善方案设计 Design


3.3.1 结合第一天的分析成果,进行改善的结构性概念设计;

3.3.2 同时设计具体的改善事项,使其对准目标;

3.3.3 完成必要的概念和改善工具培训;

3.3.4 制定具体的活动任务(问题,工具,目标等);

3.3.5  改善思路理析。


3.4 第三天 改善方案实施 Do It


3.4.1 针对前一天的改善思路进行可行性研究,并形成具体的实施计划;

3.4.2 针对可以立即实施的改善,立即付诸实施;

3.4.3 针对最大改善活动进行可行性验证,评估和实施;

3.4.4 评估改善活动计划任务对活动目标的贡献达成性分析;

3.4.5 形成最终的任务清单,包括:具体任务,负责人,时间等;

3.4.5 进行时间和进度进行评估和控制。


3.5 第四天 标准化 Standardization


3.5.1 针对第三天的活动结果进行进一步的改善实施和培训;

3.5.2 将已经验证并确认的改善形成文件标准(SOP等);

3.5.3 拟定改善报告(报告的汇报逻辑,四个维度的衡量和改善绩效);

3.5.4 确定第五天汇报时间,邮件邀请管理层参与评审。


3.6 第五天 后续实施计划和汇报 30 Days Action


3.6.1完成改善报告

3.6.2针对活动周内无法立即实施的具备可行性的方案,需要制定改善计划

3.6.3 改善小组汇报活动的逻辑,改善过程和成果

3.6.4 管理层评审,并对项目的成果进行鼓励


四.改善周的成果监控


如前文所述,评估改善绩效的四个维度是检验一个改善是否有效的直观的衡量方法,但是很多改善失败的原因是改善活动形成的标准无法被执行,改善周后需要对目标人员进行培训。


4.1    针对目标人员进行新方法/流程进行培训

4.2    新的标准文件的体系化更新

4.3    通过照片的方式形成新标准

4.4    对参与人员进行奖励

4.5    制定控制和评审计划(30天,60天),保障改善成果的可持续性


五.改善周成功的保障要素


改善周的整个流程就介绍完了。但是,一个改善周是否成功不仅仅取决于管理流程是否系统,还取决于组织人员的经验和技巧,最后给大家介绍一些在改善周管理过程中需要关注的地方:


5.1    参与人员的结构要合理,具有一定改善和决策能力的过程人员,生产一线的作业人员,还有后续开展改善周的区域的人员,以5-8人为宜;

5.2    活动周内不可能完成所有事情,要进行任务的优先管理;

5.3    动范围必须界定清楚;

5.4    前期做好改善意识培训,活动中杜绝任何负能量;

5.5    每日与管理层进行沟通汇报,确保方向和资源;

5.6    全过程进行目视化管理,记录整个过程,成为后续活动的培训材料;

5.7    不嫌弃任何小的改善。


六. 常见改善周主题



任何的改善套路和方法都是随着“理论---实践—理论”的循环,不断的得到提炼,价值在于是否真实有效地改善了当前状况,贡献于企业运营的目标。成功的实施改善周活动,能够在短时间内取得显著的成绩,并且形成一种快速响应的改善行为方式和文化,让我们的企业一直保持着不断进取的能力。



近期课程:  精益工厂设计和建设

日期/地点: 2016年7月21-22日/昆山

报名电话:  021-61122398

课程简介: 绝大多数的工厂在建时,仅考虑各区域的布局及硬件规划。很少有工厂将精益的理念融入到建设的过程中。而更多企业负责人并不明白,精益工厂是“设计出来的”、“建造出来的”,而不是通过后期不断完善改造出来的。本课程采用3P系统方法论+月光工程(Moonshine)的方式教学,再加上国际知名企业精益工厂项目实践案例展示,生动形象的展示3P工具如何应用于以下几大领域:1)工厂搬迁或新建工厂;2)新产品开发-资本性投资设备审批;3)产品设计变更-产量面临巨大的改变;4)由批量生产转变为单件流动生产。