唐道述专家视角【10期】:精益办公-精益思想在非制造流程中应用(2)

发布日期:2016-01-17    作者:唐道述    点击:1次


上文讲到丰田生产系统的支柱之一--自働化,接下来我们继续阐述那么另外一个支柱――准时制。包括上文提到的看板系统,它属于拉动系统的一个工具。那么这种看板系统是不是能在办公室里面应用呢?完全可以。


办公室的工作无非分成两大类:一类是每天机械性发生的、重复性的工作。另外一类是创造性的工作。对这些重复性的工作可以用JIT,可以提高工作效率。所以JIT完全可以用在办公室环境中。包括前文举例的用看板系统来管理文具和采购流程,用单件流来管理我们的订单,所有流程都可以运用精益。而且这不仅仅可以用在办公室里,目前,在银行、金融机构等也在大量应用精益生产的思想。我们需要深刻的了解TPS的两个支柱,同时也要了解它的基石。


很多公司在推进精益管理思想的时候,他们只关注速度、品质,往往忽略了丰田屋的地基。特别是稳定性和均衡化。


均衡化不仅仅是用于生产领域订单的均衡。


首先看一下我们周围的同事,上班的时候同事是不是能够准时上班?他们的技能是不是满足工作要求?往往如果同事的技能不熟练,特别是新同事,就会让很多人的工作效率变低,因为新同事技能上的不熟练,导致经常会加班或者没事做。无法达到均衡。办公室就会出现能干的人天天忙死,有些人则非常空闲。


如何将工作进行均衡化呢?这也是办公室重要的课题。


包括办公室中工作类型的均衡化,这是很有趣的一个话题,什么叫工作类型的均衡化?我们倾向于把同样的事情放在一个时间段来完成,比如说A/B/C三大类型,今天要报销、填单子,所有类似的事情集中在一起来做,我们认为这样做的效率会比较高。深入考虑:A/B/C三类事情,比如说第一类是填报告,第二类是签字,第三类是报销。如果我们第一天先填报告,第二天签字,第三天填报销单,这样的话,这三件事情都要在第三天才能完成。如果一天当中我们能做三件事情。那么我们当天就可以完成这三件事情,如果每小时都在做这三件事情,那么当小时就可以完成这三件事情。这就是工作性质的均衡。


均衡和稳定都需要从多方面来考虑,包括4M(人、设备、工作量、工作类别)如何均衡,这些都是办公室很有趣的课题。


精益生产办公基础中的真正的核心是在于左边——标准作业。这是丰田生产方式中核心中的核心。如果没有标准,那将会是一塌糊涂,几天前我在北京开领导力会议,就会看到,会议组织如果没有标准的话,只能用两个字来衡量,就是茫然。因为你不知道下面该干什么,所有事情都是随机发生。办公室亦是如此,比如说开会,今天会议室有哪些会议?开会的流程有什么标准?你们办公室早上是否有晨会?


办公室最少的就是沟通,如果我们有这样的标准机制的话,就可以确保我们的工作非常的有效果。这对办公室加班现象也有所影响,大家都知道加班实际上是一个坏事情,高级管理层如果看到加班,便要知道管理层机制有所恶化!加班是一个坏现象而不是一个好现象。所以说有了标准之后就会看出为什么会加班?离我们设定的标准有什么差异?从差异中引出改善。这也是丰田生产方式的灵魂所在!当我们的工作有了一个标准之后,包括开会、早会标准、一天工作安排、安排类型的标准。有了标准之后,我们就会对比改善前改善后的差异,是什么原因导致的差异,这些都涉及到重要的丰田思想及精益思想。