唐道述专家视角【9期】: 精益办公-精益思想在非制造流程中应用(1)

发布日期:2016-01-16    作者:唐道述    点击:1次

精益的思想不仅在制造领域可以得到运用,同时在医院、在政府机构、办公室等服务领域也可以得到有效运行,那么精益办公到底是如何应用的呢?


要想了解精益是怎样应用在办公室中的,我们首先要明确,精益办公系统实际源于丰田生产系统模式!同时要了解办公系统,我们必须要追本溯源,了解精益系统源自哪里?


以后大家在推进精益办公的时候会发现,其中运用到的所有思想和工具,实际上都源自于TPS(丰田生产方式)。但有人会问,TPS中“P”指的就是生产,是跟生产有关,但是我们是办公室,没有生产,那么我们学习TPS有意义吗?它又是否可以用在办公环境中呢?答案是肯定的。


很多企业对TPS的理解还停留在工具层面上。也就是说从工具层面上看,你会发现它适用于生产中。比如说,看板系统——是物料的一个同步系统。这个工具确实适用在生产领域。他形成一个物流与信息的同步化生产。那么这种看板系统是否也可以运用在我们的办公室呢?答案也是肯定的!


让我们换个角度想下,什么是看板系统?举个例子,我们的办公室里有大量的物资,包括文具等办公用品,这些都消耗无量,其实都可以用看板系统来进行管理。


唐道述精益团队帮助许多企业推进精益办公时,正是使用看板系统来管理他们的物资及采购流程的。这样,对于大型企业来说,仅仅在文具一项,每年就可以节省很多费用。但是,只明白工具的运用还远远不够,更重要的是要了解工具背后的思想和管理系统,如果不理解它的真正的用处以及内在涵义的话,那就只能依葫芦画瓢,很难发挥它真正的作用!


 

正如上图(丰田屋)所示,我们会在丰田生产方式基础上,研究它在办公环境中是怎样运用的!关键是我们不仅仅要了解工具层面,还要了解工具背后的管理系统和思想。


正如大家知道的,丰田屋是由两根柱子支撑着,从事精益的人员对此应该很熟悉。一个是自働化,另一个是JUST IN TIME(准时制)。所谓自働化,不是说自动的做一件事情,这个是人字偏旁的“働”,即需要流程具备人一样的智慧。问题可以及时发现并解决。丰田有大量的工具可以实现这种思想,如安灯拉绳系统。自働化思想又如何在办公环境中应用呢?


如果你只看他的工具层面,比如说丰田每个生产线旁边都有条绳子,有一个安灯,生产出现问题时只要拉动这条绳子,这个灯就亮了,紧接着现场主管就会跑来支持解决问题。如果还是不能解决的话,这条生产线可能就会停下来。那么这种方式是不是可以用在办公室里呢?工具层面还是比较难的。如果说装条绳,并安装安灯,这与办公环境也是不相符的。但是,如果我们深入思考,工具背后的理念是什么呢?


理念非常简单——让问题能够及时暴露出来。不把问题和缺陷传到下一个工序。我们掌握这个思想之后,那么就可以把它运用到办公室里了。我们是否能不将错误的有问题的报告和信息传给下一个工序?下一个工序有可能是你老板,有可能是你的同事,有可能是你的下属,所以我们可以思考设计一个怎样的工具来达到这个目的。


如果我们只看到工具层面的话,就很难完全照抄。但是如果理解了工具背后的思想,我们就可以自行开发适用于办公环境的精益工具,比如说,很多工厂的办公室里有目视管理,比如说订单处理(重复性的流程)需要帮助的时候就会挂起一个有颜色的杯子,即告诉大家这个流程在特定时间内需要支持,那么附近的同事看到这就可以来支持。这属于灵活运用自働化的思想。非常简单的工具,但是能够达到预期的目的就非常好。这就是我们说的自働化。