唐道述精益学堂【第八十九期】改善周系列之准备篇(详解)

发布日期:2016-07-15    作者:唐道述    点击:1次

“计划的制定比计划本身更为重要” 戴尔.麦康基说。


正式的改善周项目前后跨度约有3个月左右,因此,良好的前期规划也同样决定了改善周的输出质量效果。在前一篇文章中我们了解到改善周活动中两次运用了PDCA的改善逻辑,其中的P(计划)都起着关键的作用,改善周计划需要关注以下几个要素,以确保计划的准确性和完备性。



   改善项目来源    


改善,改变当前的状态成为更好,为什么要改变?如何衡量当前状态是好,还是不好?我们要改变一件事,通常是因为现状和我们的期望发生了差距,形成了问题,问题的来源有两种:


1.1 发生型问题,即某一段时期的某一项指标现状偏离正常状态,低于一直以来相对稳定的状态而形成的差距,针对这类问题,我们需要找出根本原因并消除之,使某一项指标回归到相对稳定的状态,通常这类问题的发现是基于系统的衡量指标,例如:月报中的质量或者生产力指标等。


1.2 设定型问题,即针对一直以来相对稳定的状态提出了更高的期望而形成的差距,针对这种问题,我们需要分析现状并发现支持性机会,改善和创造条件达成预定目标,属于突破型改善。通常这类问题的来源有以下几种:


- 配合公司的管理层或年度计划形成的需求;

- 基于VSM现状分析形成的改善需求;

- 新的产品,新的工厂要突破现在的生产模式。



  改善周准备提前期  


一旦确认问题之后,需要判断通过怎样的方式进行改善,改善周是其中一种,改善周的项目选定有以下几点参考条件


- 能够在3个月内完成

- 流程易于观察

- 在特定区域内可以容纳8人左右的小组集体工作

- 改善投资不超过$10,000

- 确定的改善工具 (使用精益思维)


基于以上评估,确定项目需要采用改善周模式改善时,就需要进行改善周的准备活动了。通常,一个改善周活动的准备至少在改善周实施日期之前的四个星期就要开始。当然,也要看不同企业的基础进行调整。


*如果企业第一次做改善周活动,而且企业管理基础和数据基础比较薄弱,则需要提前至少6个星期进行准备。


*如果企业成功的实施过改善周活动,而且管理程序和数据统计比较成熟,则可是适当缩短提前期。



  改善周前第四周准备内容  


因为改善周的人力资源投入较大,所以当准备开展改善周活动的时候,项目选定之后,需要形成一份报告提交并得到精益推进委员会的批准和建议后,方能进入真正的计划和实施阶段,在此报告中需要明确以下几个方面的信息供审批人参考,以决定是否同意开展此项目,具体内容可以参照5W1H的形式介绍,其中前三项是在审批时需要明确的,团队和具体实施时间可以在审批后,根据项目的对象的现状进行安排和调整。


- What 改善对象是什么,项目范围包括哪些,例如:提高某个车间的生产效率,或者某个产品系列的良率等,现状及目标。

- Why 为什么要做这个活动,要明确开展这个活动的背景,应该来自于价值驱动。

- Where 活动开展的对象区域,例如:某个车间,或者某条生产线。

- Who 参与成员的构成有哪些,跨部门合作的需求。

- When 活动开展的时间,需要介绍活动的周期及具体的活动周日期,方便大家提前安排工作任务。


通过一份有逻辑的标准格式输出一份表格,展示出项目的来龙去脉,机会输出,资源需求等。当然,每个公司的标准文件格式不同,也可以有PPT陈列式介绍整个改善周活动的计划。同样,这一份报告也是作为一个活动综述,便于所有活动涉及人员能够快速了解活动的相关信息。



  改善周前第三周准备内容  


一旦改善周通过审批,在开始进入准备实施阶段,为了保障改善周的效果,前期的准备活动越充分越好,第三周的准备工作重要包括以下内容:


- 确定具体实施时间,根据对现状的掌握程度,设定2至4周后某个连续的时间周期。

- 最好可以安排周末结束,可以组织一次团队建设活动庆祝活动的完成。

- 提前评估对正常生产的影响,并进行协调,减少对生产计划的影响。

- 便于相关方协调时间。

- 组织构建,根据目标项目的评估,列出相关人力资源需求,设计团队成员,并在发出正式的项目报告前逐个进行沟通达成一致。

- 小组规模5至8人为宜,1/3来自前期活动的成员,1/3来自当期目标区域的人员,

1/3来自下一个计划区域的人员。

- 如果管理和数据基础比较薄弱的,需要提前安排相关组员统计现状数据,便于改善期间的问题分析和效果对比。


后续将针对改善周组织进行专题的分享交流。


  改善周前第二周准备内容  



- 精益推进人员需要对活动目标区域进行走访了解工艺,并和区域主管交流对改善活动潜在需求。


- 确认所有活动成员,如果出现异常,需及时和高层联系协调必要的资源。


- 获取当前状态的样品政策,标准作业文件,表格,报告等收集相关参考资料(如现有的政策、法规、平面图、工艺数据,流程图,等等)。根据需要让团队副本。


- 建立团队e-mail列表,或者创建团队(包括必要的支持人员)的QQ群和微信群,通讯录。


- 根据项目数据收集状况,评估并确认最终的项目目标并发送全员。


- 其它支持性活动,包括:活动合影,证书的准备,专项奖励资金申请,准备培训材料和预定会议室。


 改善周前第一周准备内容  


- 邮件提醒全体成员;

- 安排活动记录人员(改善前照片,整理日志,活动过程拍照);

- 管理层安排(启动发言,中期参与,总结汇报),初期的项目可以安排管理层作为支持者参加一个活动;

- 如果有外部资源(咨询顾问,集团公司人员等)参与,需要安排行程;

- 安排必要的食品,茶歇,交通,住宿等。




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